គោលការណ៍ 710 - ការរក្សាកំណត់ត្រាសាធារណៈ
I. គោលបំណង
វាជាគោលការណ៍របស់សាលា Minnetonka School District ដែលកំណត់ត្រារបស់វា រួមទាំងក្រដាស និងអេឡិចត្រូនិច ត្រូវបានរក្សាទុកតែដរាបណាបានកំណត់ថាចាំបាច់ ដើម្បីបំពេញតាមតម្រូវការផ្នែកច្បាប់ សវនកម្ម និងការគ្រប់គ្រង តាមកាលវិភាគនៃការរក្សាទុកកំណត់ត្រាទូទៅរបស់សាលារដ្ឋ Minnesota។ ក្នុងករណីនីមួយៗ រយៈពេលរក្សាទុកជាផ្លូវការត្រូវមានរយៈពេលខ្លីតាមដែលអាចធ្វើទៅបាន ដើម្បីកាត់បន្ថយការប្រើប្រាស់ទំហំដ៏មានតម្លៃ លើកកម្ពស់ប្រសិទ្ធភាព ជួយក្នុងប្រតិបត្តិការប្រចាំថ្ងៃរបស់ស្រុក និងកាត់បន្ថយការចំណាយលើការផ្ទុកសារពើភ័ណ្ឌដែលមិនចាំបាច់។
II. សេចក្តីថ្លែងការណ៍ទូទៅនៃគោលនយោបាយ
ច្បាប់រដ្ឋ Minnesota លេខ 138.17 ផ្ដល់នូវផែនការសម្រាប់ការគ្រប់គ្រងឯកសាររបស់រដ្ឋាភិបាល ដោយផ្ដល់សិទ្ធិអំណាចជាបន្តបន្ទាប់ក្នុងការបោះចោលឯកសារ។ ដំបូងឡើយ កាលវិភាគរក្សាទុកឯកសារទូទៅទាំងអស់ ឬមួយផ្នែករបស់ស្រុកសាលាត្រូវតែអនុម័តដោយក្រុមប្រឹក្សាភិបាលសាលា។ នៅពេលដែលសម្រេចបាន សាលាត្រូវតែដាក់ជូនទម្រង់ជូនដំណឹងអំពីការទទួលយកទៅគណៈកម្មការចាត់ចែងឯកសារ។ សមាគមប្រវត្តិសាស្ត្ររដ្ឋ Minnesota នឹងចុះហត្ថលេខា និងប្រគល់ទម្រង់ជូនដំណឹងអំពីការទទួលយកទៅសាលាវិញ។ នៅពេលនោះ សាលានឹងមានសិទ្ធិអំណាចក្នុងការបោះចោលឯកសារស្របតាមកាលវិភាគ។
រយៈពេលរក្សាទុកដែលបានចុះបញ្ជីនៅក្នុងកាលវិភាគតំណាងឱ្យចំនួនពេលវេលាអប្បបរមាដែលឯកសារត្រូវតែរក្សាទុក។ នៅពេលដែលរយៈពេលរក្សាទុកនោះត្រូវបានឈានដល់ ឯកសារអាចត្រូវបានបំផ្លាញចោល ឬផ្ទេរទៅបណ្ណសាររដ្ឋ ដូចដែលបានបង្ហាញនៅក្នុងកាលវិភាគ។ ប្រសិនបើស៊េរីឯកសារមួយចំនួនត្រូវរក្សាទុកយូរជាងការរក្សាទុកដែលបានចុះបញ្ជី នោះគោលនយោបាយអគារ ឬនាយកដ្ឋានគួរតែត្រូវបានបង្កើតឡើងសម្រាប់ឯកសារទាំងនោះ។
ឯកសារដែលត្រូវបានកំណត់នៅក្នុងកាលវិភាគជាបណ្ណសារមិនអាចត្រូវបានផ្ទេរទៅសមាគមប្រវត្តិសាស្ត្រក្នុងស្រុក សារមន្ទីរ បណ្ណាល័យសាធារណៈ ឬបុគ្គលដែលមានចំណាប់អារម្មណ៍ដោយគ្មានការអនុញ្ញាតជាលាយលក្ខណ៍អក្សរជាក់លាក់ពីអ្នករក្សាទុកបណ្ណសាររដ្ឋ សមាគមប្រវត្តិសាស្ត្ររដ្ឋមីនីសូតាឡើយ។
ការរក្សាទុកដែលបានបញ្ជាក់នៅក្នុងកាលវិភាគអនុវត្តចំពោះទម្រង់ណាមួយនៃកំណត់ត្រា (ក្រដាស កាសែតកុំព្យូទ័រ ឬឌីស មីក្រូហ្វីល ជាដើម)។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ប្រសិនបើការសម្រេចចិត្តត្រូវបានធ្វើឡើងដើម្បីផ្លាស់ប្តូរទម្រង់នៃកំណត់ត្រា (ឧទាហរណ៍ កំណត់ត្រាក្រដាសមីក្រូហ្វីល) កំណត់ត្រាដើមអាចមិនត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យបោះចោលទេ។ ប្រសិនបើការផ្លាស់ប្តូរទម្រង់នៃកំណត់ត្រាកំពុងត្រូវបានពិចារណា សូមទាក់ទងសមាគមប្រវត្តិសាស្ត្រមីនីសូតា នាយកដ្ឋានបណ្ណសាររដ្ឋ។
ឯកសារដែលត្រូវបានបំផ្លាញចោលតាមកាលវិភាគទូទៅត្រូវតែរាយការណ៍ទៅក្រសួងរដ្ឋបាលរដ្ឋមីនីសូតា និងសមាគមប្រវត្តិសាស្ត្ររដ្ឋមីនីសូតា (MS 138.17, Sub.7)។ សូមប្រើប្រាស់ច្បាប់ចម្លងនៃ “របាយការណ៍បំផ្លាញឯកសារ” សម្រាប់គោលបំណងនេះ។
ឯកសារដែលមិនមានក្នុងបញ្ជីមិនអាចត្រូវបានបំផ្លាញចោលដោយមិនដាក់ស្នើ "ពាក្យសុំសិទ្ធិអំណាចក្នុងការបោះចោលឯកសារ" ឬបញ្ជីរក្សាទុកឯកសាររបស់រដ្ឋ Minnesota ឡើយ។
ច្បាប់ចម្លងពីរមិនចាំបាច់រក្សាទុកទេ។
ការរក្សាទុកដែលបានលើកឡើងគឺជាចំនួនពេលវេលាអប្បបរមាដែលកំណត់ត្រាត្រូវរក្សាទុក។