I. គោលបំណង

គោល​បំណង​នៃ​គោល​ការណ៍​នេះ​គឺ​ដើម្បី​បង្កើត​នីតិវិធី​ទាក់​ទង​នឹង​ការ​រក្សា​កំណត់​ត្រា​របស់​ក្រុម​ប្រឹក្សា​សាលា​និង​ការ​បោះ​ពុម្ព​ផ្សាយ​នូវ​ដំណើរ​ការ​ផ្លូវ​ការ​របស់​ខ្លួន។

II. សេចក្តីថ្លែងការណ៍ទូទៅនៃគោលនយោបាយ

វាជាគោលនយោបាយរបស់ស្រុកសាលាក្នុងការរក្សាឯកសាររបស់ខ្លួន ដើម្បីឱ្យឯកសារទាំងនោះអាចមើលបានដោយសាធារណជនទូទៅ និងដើម្បីផ្តល់ការបោះពុម្ពផ្សាយនូវដំណើរការផ្លូវការរបស់ខ្លួនស្របតាមច្បាប់។

III. ការរក្សាកំណត់ហេតុ និងកំណត់ត្រា

1. លេខាធិការ ឬអ្នកតំណាង ត្រូវរក្សាទុកកំណត់ត្រាអចិន្ត្រៃយ៍របស់ក្រុមប្រឹក្សាភិបាល រួមទាំងកំណត់ត្រានៃកំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំក្រុមប្រឹក្សាភិបាលសាលា និងកំណត់ត្រាចាំបាច់ផ្សេងទៀតរបស់ក្រុមប្រឹក្សាភិបាល។ ការបោះឆ្នោតទាំងអស់ដែលធ្វើឡើងនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំដែលតម្រូវឱ្យបើកចំហសម្រាប់សាធារណជន ស្របតាមច្បាប់កិច្ចប្រជុំបើកចំហរបស់រដ្ឋ Minnesota ត្រូវតែកត់ត្រាទុកក្នុងកំណត់ហេតុដែលរក្សាទុកសម្រាប់គោលបំណងនោះ។ កំណត់ត្រាសាធារណៈដែលរក្សាទុកដោយស្រុក ត្រូវតែអាចរកបានសម្រាប់ការត្រួតពិនិត្យដោយសមាជិកសាធារណជនក្នុងអំឡុងពេលម៉ោងធ្វើការធម្មតារបស់ស្រុក។ កំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំ ត្រូវតែអាចរកបានសម្រាប់ការត្រួតពិនិត្យនៅការិយាល័យរដ្ឋបាលរបស់ស្រុក បន្ទាប់ពីពួកគេត្រូវបានអនុម័តដោយក្រុមប្រឹក្សាភិបាល។ កំណត់ហេតុនៃកិច្ចប្រជុំក្រុមប្រឹក្សាភិបាលសាលា នឹងត្រូវបានអនុម័ត ឬកែប្រែដោយក្រុមប្រឹក្សាភិបាលនៅក្នុងកិច្ចប្រជុំជាបន្តបន្ទាប់ ដែលសកម្មភាពនោះនឹងត្រូវឆ្លុះបញ្ចាំងនៅក្នុងដំណើរការផ្លូវការនៃកិច្ចប្រជុំជាបន្តបន្ទាប់នោះ។
    
2. ការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារ
    
   1. កិច្ចប្រជុំបិទទ្វារទាំងអស់ លើកលែងតែកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារដែលត្រូវបានអនុញ្ញាតដោយឯកសិទ្ធិមេធាវី-កូនក្តី ត្រូវតែកត់ត្រាជាទម្រង់អេឡិចត្រូនិក ដោយចំណាយរបស់ស្រុក។ ការកត់ត្រាកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារត្រូវធ្វើឡើងដាច់ដោយឡែកពីការកត់ត្រាកិច្ចប្រជុំបើកចំហ រហូតដល់កម្រិតដែលកិច្ចប្រជុំបែបនេះត្រូវបានកត់ត្រា។ ប្រសិនបើកិច្ចប្រជុំមួយត្រូវបានបិទទ្វារដើម្បីពិភាក្សាអំពីបញ្ហាច្រើនជាងមួយ បញ្ហានីមួយៗត្រូវកត់ត្រាដោយឡែកពីគ្នា។
       
   2. ការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារត្រូវរក្សាទុកដោយស្រុកសម្រាប់រយៈពេលដូចខាងក្រោម៖
      1. កិច្ចប្រជុំបិទទ្វារដើម្បីពិភាក្សាអំពីយុទ្ធសាស្ត្រចរចាការងារត្រូវរក្សាទុករយៈពេលពីរ (2) ឆ្នាំបន្ទាប់ពីកិច្ចសន្យាត្រូវបានចុះហត្ថលេខា។
          
      2. កិច្ចប្រជុំបិទទ្វារដើម្បីពិភាក្សាអំពីបញ្ហាសន្តិសុខត្រូវរក្សាទុកយ៉ាងហោចណាស់បួន (4) ឆ្នាំ។
          
      3. កិច្ចប្រជុំដែលបានបិទដើម្បីពិភាក្សាអំពីការទិញ ឬលក់ទ្រព្យសម្បត្តិ ត្រូវរក្សាទុកយ៉ាងហោចណាស់ប្រាំបី (8) ឆ្នាំ បន្ទាប់ពីកាលបរិច្ឆេទនៃកិច្ចប្រជុំ។
          
      4. កិច្ចប្រជុំបិទទ្វារផ្សេងទៀតទាំងអស់ ត្រូវរក្សាទុកដោយស្រុកសាលាយ៉ាងហោចណាស់បី (3) ឆ្នាំ បន្ទាប់ពីកាលបរិច្ឆេទនៃកិច្ចប្រជុំ។
          
      5. បន្ទាប់ពីការផុតកំណត់នៃរយៈពេលខាងលើ ការកត់ត្រានៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារត្រូវរក្សាទុកដូចមានចែងក្នុងកាលវិភាគរក្សាទុកឯកសាររបស់ស្រុកសាលា។
          
   3. ការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារត្រូវបានចាត់ថ្នាក់ដោយស្រុកថាជាទិន្នន័យមិនមែនសាធារណៈដែលត្រូវបានការពារ ដែលមិនអាចចូលមើលបានដោយសាធារណជន ឬប្រធានបទនៃទិន្នន័យណាមួយឡើយ លើកលែងតែដូចខាងក្រោម៖

1. ការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំយុទ្ធសាស្ត្រចរចាការងារ ត្រូវតែចាត់ថ្នាក់ជាទិន្នន័យសាធារណៈ និងផ្តល់ជូនសាធារណជន បន្ទាប់ពីកិច្ចសន្យាការងារទាំងអស់ត្រូវបានចុះហត្ថលេខាដោយស្រុកសម្រាប់រយៈពេលថវិកាបច្ចុប្បន្ន។
    
2. ការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំទាក់ទងនឹងការទិញ ឬលក់អចលនទ្រព្យ ត្រូវតែចាត់ថ្នាក់ជាទិន្នន័យសាធារណៈ និងត្រូវផ្តល់ជូនសាធារណជន បន្ទាប់ពីអចលនទ្រព្យ ឬផ្ទាល់ខ្លួនទាំងអស់ដែលបានពិភាក្សានៅក្នុងកិច្ចប្រជុំត្រូវបានទិញ ឬលក់ ឬស្រុកបានបោះបង់ចោលការទិញ ឬលក់។
    
3. ការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារផ្សេងទៀតត្រូវចាត់ថ្នាក់ និង/ឬចេញផ្សាយតាមការតម្រូវដោយដីការបស់តុលាការ។

4. ការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារត្រូវរក្សាទុកដាច់ដោយឡែកពីការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំបើកចំហ ក្នុងកម្រិតដែលការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំបើកចំហត្រូវបានរក្សាទុកដោយស្រុក លើកលែងតែការថតសំឡេងដែលត្រូវបានចាត់ថ្នាក់ជាទិន្នន័យសាធារណៈដូចមានចែងក្នុងផ្នែកទី III.B.3 ខាងលើ។ ការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារដែលត្រូវបានចាត់ថ្នាក់ជាទិន្នន័យមិនមែនសាធារណៈក៏ត្រូវរក្សាទុកក្នុងទីតាំងសុវត្ថិភាពផងដែរ ដោយដាច់ដោយឡែកពីការថតសំឡេងដែលត្រូវបានចាត់ថ្នាក់ជាទិន្នន័យសាធារណៈ។
    
5. ការថតសំឡេងនៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារត្រូវរក្សាទុកតាមរបៀបមួយដើម្បីកំណត់អត្តសញ្ញាណចំណាត់ថ្នាក់ទិន្នន័យនៃការថតសំឡេងបានយ៉ាងងាយស្រួល។ ការថតសំឡេងទាំងនោះត្រូវកំណត់អត្តសញ្ញាណយ៉ាងហោចណាស់ជាមួយនឹងព័ត៌មានដូចខាងក្រោម៖

ក. កាលបរិច្ឆេទនៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារ;

ខ. មូលដ្ឋានដែលកិច្ចប្រជុំត្រូវបានបិទ (ឧ. យុទ្ធសាស្ត្រចរចាការងារ ការទិញ ឬលក់អចលនទ្រព្យ ទិន្នន័យអប់រំ។ល។) និង

គ. ការចាត់ថ្នាក់ទិន្នន័យ។

6. ការកត់ត្រានៃកិច្ចប្រជុំបិទទ្វារទាក់ទងនឹងយុទ្ធសាស្ត្រចរចាការងារ និងការទិញ ឬលក់ទ្រព្យសម្បត្តិ ត្រូវតែរក្សាទុក និងត្រួតពិនិត្យតាមរបៀបដែលចាត់ថ្នាក់ឡើងវិញនូវការកត់ត្រាជាសាធារណៈ នៅពេលមានព្រឹត្តិការណ៍ណាមួយកើតឡើង ដែលចាត់ថ្នាក់ឡើងវិញនូវទិន្នន័យនោះ ដូចដែលបានកំណត់ក្នុងផ្នែកទី III.B.3 ខាងលើ។

IV. ការបោះពុម្ពផ្សាយនីតិវិធីផ្លូវការ

1. ក្រុមប្រឹក្សាភិបាលត្រូវធ្វើឲ្យកំណត់ហេតុផ្លូវការរបស់ខ្លួនត្រូវបានបោះពុម្ពផ្សាយម្តងនៅក្នុងកាសែតផ្លូវការរបស់ស្រុកក្នុងរយៈពេលសាមសិប (30) ថ្ងៃគិតចាប់ពីថ្ងៃប្រជុំដែលកំណត់ហេតុបានកើតឡើង។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ប្រសិនបើក្រុមប្រឹក្សាភិបាលធ្វើការប្រជុំជាប្រចាំមិនលើសពីម្តងរៀងរាល់សាមសិប (30) ថ្ងៃ ក្រុមប្រឹក្សាភិបាលមិនចាំបាច់បោះពុម្ពផ្សាយកំណត់ហេតុរហូតដល់ដប់ (10) ថ្ងៃបន្ទាប់ពីវាត្រូវបានអនុម័តដោយក្រុមប្រឹក្សាភិបាល។
    
2. កំណត់ហេតុ​ដែល​ត្រូវ​បោះពុម្ពផ្សាយ​ត្រូវ​មាន​លក្ខណៈ​ពេញលេញ​គ្រប់គ្រាន់​ដើម្បី​កំណត់​កំណត់ហេតុ​ដោយ​យុត្តិធម៌។ កំណត់ហេតុ​ទាំងនោះ​ត្រូវតែ​រួមបញ្ចូល​ខ្លឹមសារ​នៃ​សកម្មភាព​ផ្លូវការ​ទាំងអស់​ដែល​ក្រុមប្រឹក្សាភិបាល​បាន​ធ្វើ​នៅក្នុង​កិច្ចប្រជុំ​ធម្មតា ឬ​ពិសេស​ណាមួយ ហើយ​យ៉ាងហោចណាស់​ត្រូវតែ​រួមបញ្ចូល​ប្រធានបទ​នៃ​សំណើ​មួយ បុគ្គល​ដែល​ធ្វើ​និង​គាំទ្រ​សំណើ​នោះ បញ្ជី​នៃ​របៀប​ដែល​សមាជិក​ម្នាក់ៗ​ដែល​មាន​វត្តមាន​បាន​បោះឆ្នោត​លើ​សំណើ​នោះ លក្ខណៈ​នៃ​សេចក្តីសម្រេច​ដែល​បាន​ផ្តល់ជូន រួមទាំង​ការពិពណ៌នា​សង្ខេប​អំពី​ប្រធានបទ​របស់​ពួកគេ និង​ថាតើ​ត្រូវបាន​អនុម័ត​ឬ​បដិសេធ។ កំណត់ហេតុ និង​កំណត់ត្រា​អចិន្ត្រៃយ៍​របស់​ក្រុមប្រឹក្សាភិបាល​អាច​រួមបញ្ចូល​ព័ត៌មានលម្អិត​ច្រើនជាង​អ្វីដែល​តម្រូវ​ឲ្យ​បោះពុម្ពផ្សាយ​ជាមួយនឹង​កំណត់ហេតុ​ផ្លូវការ។ ប្រសិនបើ​កំណត់ហេតុ​មិនទាន់​ត្រូវបាន​អនុម័ត​ដោយ​ក្រុមប្រឹក្សាភិបាល​ទេ កំណត់ហេតុ​ដែល​ត្រូវ​បោះពុម្ពផ្សាយ​អាច​ឆ្លុះបញ្ចាំង​ពី​ការពិត​នោះ។
    
3. កំណត់ហេតុ​ដែល​ត្រូវ​បោះពុម្ពផ្សាយ​អាច​ជា​សេចក្តីសង្ខេប​នៃ​ធាតុផ្សំ​សំខាន់ៗ​នៃ​កំណត់ហេតុ និង/ឬ​សេចក្តីសម្រេច និង​សកម្មភាព​ផ្លូវការ​ផ្សេងទៀត​របស់​ក្រុមប្រឹក្សាភិបាល។ សេចក្តីសង្ខេប​បែបនេះ​ត្រូវ​សរសេរ​ឲ្យ​ច្បាស់លាស់ និង​ស៊ីសង្វាក់​គ្នា ហើយ​ត្រូវ​ជៀសវាង​ការប្រើប្រាស់​ពាក្យបច្ចេកទេស ឬ​ពាក្យច្បាប់​ដែល​សាធារណជន​មិនសូវ​ស្គាល់​តាម​ដែល​អាចធ្វើ​ទៅបាន។ នៅពេល​ដែល​សេចក្តីសង្ខេប​ត្រូវបាន​បោះពុម្ពផ្សាយ ការបោះពុម្ពផ្សាយ​ត្រូវ​បង្ហាញ​យ៉ាងច្បាស់​ថា សម្ភារៈ​ដែល​បាន​បោះពុម្ពផ្សាយ​គឺ​គ្រាន់តែ​ជា​សេចក្តីសង្ខេប​ប៉ុណ្ណោះ ហើយ​អត្ថបទ​ពេញលេញ​អាច​មើល​ឃើញ​ជា​សាធារណៈ​នៅ​ការិយាល័យ​រដ្ឋបាល​នៃ​ស្រុក និង​ច្បាប់​ចម្លង​នៃ​កំណត់ហេតុ ក្រៅពី​ឯកសារ​ភ្ជាប់​ទៅនឹង​កំណត់ហេតុ គឺ​អាច​រក​បាន​ដោយ​មិន​គិតថ្លៃ​នៅ​ការិយាល័យ​នៃ​ស្រុក ឬ​តាមរយៈ​សំបុត្រ​ស្តង់ដារ ឬ​តាម​អ៊ីមែល។